Le temps passe si vite

Ces actions qui font perdre du temps

Alban OSSART Accueil, Management Leave a Comment

Les comportements de bon nombre de managers que j’ai eu l’occasion de côtoyer ont fortement évolué en même temps que leur positionnement hiérarchique évoluait lui-aussi. Cette évolution pourrait également se résumer de la manière suivante : « ils sont devenus ce que leur propre hiérarchie attendait qu’ils deviennent ». Ces évolutions ne sont pas si positives que cela.

« La politesse a disparu »

Lorsque ce type de manager évolue, il semble qu’il perde cette qualité humaine importante à mes yeux. Regardez le nombre de mails qui arrivent « sans aucun BONJOUR » et affublés d’une signature automatique « Cordialement XXX ». Comment réagiriez-vous si votre responsable / collègue vous avait envoyé un mail du type : « Envoyez-moi le document XXX par mail » et que ce mail ne contenait réellement que ça ?

Personnellement, je vous avouerais que ce ne sont pas mes mails favoris mais ces mails retranscrivent la manière de fonctionner de ces personnes : le résultat avant tout ! Pas besoin de s’encombrer  de choses qui n’ont pas d’impact direct sur le résultat attendu : que dire de la RSE ou de la QVT qui rentrent dans la même catégorie.

Managers/Animateurs/Correspondants QSE : Gardez à l’esprit que les relations au travail que vous entretenez avec vos collègues font partie des éléments primordiaux afin de créer et de maintenir un esprit de groupe. Ne vous laissez pas contaminer par ces pratiques qui oublient les principes de base de la politesse au profit d’une efficacité qui n’est pas forcément réelle. Un tel mail ne m’incite jamais à répondre dans la seconde. Mettre en place une culture QSE dans l’entreprise devrait déjà passer par ce simple prérequis de politesse avant toute autre chose et pourtant, nous côtoyons tous ce type de personnes.

« La forme et le fond »

Dans le cadre de ma fonction, je suis amené à entraîner mes collègues dans des démarches de prévention QSE. Au travers de celles-ci, je les exhorte à réaliser des visites QSE dans les ateliers et sur les chantiers. Arrivez-vous facilement à faire réaliser ce type de visites par vos collègues ? Et si vous y arrivez, combien de ces visites donnent lieu à un compte-rendu manuscrit ?

Vous entendez peut-être également certains collègues dire que ces visites leurs prennent un temps fou et qu’ils ont mieux à faire … et c’est vrai, ils ont mieux à faire que d’écrire comme des médecins sur leurs feuilles de visite QSE et de devoir « tout » retaper ensuite sur la trame officielle (Word ou Excel). En effet, une visite qui ne devrait durer que 15 minutes va demander une demi-heure complémentaire de formalisation inutile.

Managers/Animateurs/Correspondants QSE : privilégiez le contact et la transparence avec les équipes. Un compte-rendu manuscrit est bien plus représentatif qu’une feuille renseignée a posteriori par ordinateur. Nous entendons souvent que l’usage de l’informatique apparaît bien plus professionnel que d’écrire un document à la main : j’espère que vous ne pensez pas cela des visites QSE. Ecrire à la main implique que celui qui le fait ne va pas revenir en arrière sur ses propos (sauf à se punir lui-même et à tout recopier).

« Arrêter de discuter à la machine à café »

Vous avez peut-être déjà entendu vos collègues vous dire que vous n’êtes jamais « à votre bureau », qu’on ne sait jamais où vous êtes ou que vous passez trop de temps à discuter avec tout le monde ?

Si c’est le cas, vous comprendrez davantage les propos qui vont suivre.

La communication fait partie intégrante de nos métiers et semble trop souvent être à sens unique (Top-Down). La communication ascendante n’est pas assez développée en entreprise : peut-être se heurte t’elle aux barrières hiérarchiques, aux ressentis d’être fliqués ou de ne pas être réellement écoutés par sa hiérarchie.

Les temps de pause, de détente, de réunions informelles que vous pouvez créer autours des zones « café » ou « espaces fumeurs » sont réellement des périodes propices aux échanges et remontées d’informations. Attention toutefois aux espaces fumeurs lorsque vous êtes « non fumeur », l’exposition passive aux fumées du tabac est toujours un sujet d’actualité à Prévention oblige !

Une communication efficace passe par un flux à deux sens entre la direction et les salariés.

Managers/Animateurs/Correspondants QSE : ne vous laissez pas prendre par les avis négatifs, prenez du temps pour échanger, discuter et favorisez ces instants durant lesquels vous pourrez faire passer vos messages et entendre de manière plus claire ceux de vos collègues.

Prendre ce temps pour discuter avec vos collègues les valorise et leur montre que vous vous intéressez à eux, à ce qu’ils pensent et que vous êtes donc prêt à les aider.

« L’informatique est mieux que le manuscrit »

Je vous parlais de cette facilité de beaucoup de managers d’utiliser l’informatique dans des cas où la réalisation de documents manuscrits serait plus appropriée et adaptée. Les personnes que j’ai pu rencontrer et qui agissaient de cette manière avait toutes les mêmes « excuses imparables » :

  • « Mon écriture n’est pas facile à lire, je préfère recopier sur informatique pour que tu comprennes » à Devons-nous comprendre que le manager n’aime pas écrire ou pourrait-il avoir honte d’écrire plus mal qu’un enfant de 8-10 ans ?
  • « La fiche de visite est sale, je vais te la recopier pour que tu aies un compte-rendu propre » à Devons-nous comprendre que le manager a honte de nous donner un compte-rendu qui ne correspond pas aux standards de ses pairs (« le manuscrit passe pour un travail peu ou pas professionnel aux yeux de beaucoup »). L’efficacité est alors sacrifiée au profit du formalisme.
  • « J’oublie toujours de prendre des fiches de visite, il faut en plus que je l’imprime » à Pensez-vous que ce manager est réellement motivé et considère que ce que vous lui avez demandé est important ? Je ne le pense malheureusement pas.

Et pourtant, pensez-vous que ces personnes prendraient une tablette (qu’ils n’ont peut-être pas … mais ils sont si nombreux à avoir un smartphone), prendraient des notes pendant la visite (sûrement pas, elles n’aiment pas écrire) ou demanderaient à pouvoir disposer d’outils qui leurs permettraient facilement de réaliser leur visite sous format informatique (à la manière d’un questionnaire interactif via internet …) ?

J’ai bien peur que non car cela supposerait que ces managers aient une réelle envie de réaliser ces visites et auraient réfléchi au sujet.

Managers/Animateurs/Correspondants QSE : faites preuve d’initiative et tenter d’innover dans vos pratiques de tous les jours. Avez-vous déjà imaginé votre poste comme si vous étiez un commercial QSE ? Pourquoi vous arrêter à ce que les gens vous demandent et ne pas innover et proposer de nouveaux services ?

« Ce que le QSE demande ne participe pas à mes propres objectifs »

La valeur ajoutée de vos actions et de vos demandes sont-elles visibles par vos collègues ? Un commercial qui vous dit qu’il n’a pas le temps de faire du QSE ou un collaborateur de production qui vous informe qu’il doit « produire » et que le QSE l’empêche de travailler reste une constante de nos métiers.

Pourquoi en sommes-nous arrivés là ? Peut-être parce que nous nous sommes laissé submerger par la charge de notre propre travail ou que nous avons privilégié le côté administratif de nos missions ?

Managers/Animateurs/Correspondants QSE : Je ne pourrais que trop vous conseiller de communiquer de manière simple, concise, efficace et fréquente avec vos collègues. Valorisez ce qui est fait, informez sur les sujets importants (pour vous mais aussi pour vos collègues) mais ne noyez pas vos collaborateurs avec trop d’informations inutiles. Recherchez ce que votre action apporte à vos collègues sur tous les aspects possibles (sécurité, facilité de réponse aux appels d’offres, sûreté des documents, de la traçabilité et fierté d’être certifiés ISO ou autre …). Si vous ne leur dites pas tout cela, qui le fera à votre place ? Un objectif principal de cette démarche serait de rendre le QSE suffisamment visible pour que vos collègues arrivent à y trouver un intérêt pour eux aussi.

Venez grossir les rangs de tous les QSE qui veulent faire partager leur métier, leur passion, leurs pratiques et leurs connaissances pour que le domaine QSE ne soit plus jamais isolé dans nos entreprises.

 

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A bientôt sur EPSILON QSE …

Alban OSSART


 

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