Informatique et libertés

QSE et CHARTE INFORMATIQUE

Alban OSSART Accueil, Management, Nouveauté Leave a Comment

Vous êtes en train de remettre à jour votre système QSE et vous vous demandez si vous devez inclure la partie SYSTÈMES INFORMATIQUES dans votre système. Doit-elle être un processus ou peut-elle se limiter à certaines règles de bon usage ? Quels documents créer, comment les diffuser et comment vous assurer du caractère légal de tout cela ?
Et si vous commenciez par créer votre CHARTE INFORMATIQUE ?
1 / La mise en place d’une charte Informatique est-elle obligatoire ?

Oui, la mise en place d’une charte informatique est obligatoire dans le cas où l’entreprise collecte des données à caractère personnel. Pourtant, dans les autres cas, sa mise en place dépend uniquement de la volonté du dirigeant.

La Charte permet d’informer les utilisateurs de la collecte de leurs données à caractère personnel pour les besoins du système d’information et de la mise en oeuvre des outils informatiques en application de l’article L.1222-4 du Code de travail qui dispose que :

  • « Aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance »

Loi Informatique et libertés qui dispose au nom du principe de Transparence que :
« La loi garantit aux personnes l’information nécessaire relative aux traitements auxquels sont soumises des données les concernant et les assure de la possibilité d’un contrôle personnel. Le responsable du traitement de données personnelles doit avertir ces personnes dès la collecte des données et en cas de transmission de ces données à des tiers. »

2 / Dans la charte Informatique, l’usage d’Internet et à des fins personnelles peut-il être strictement interdit ?

Non, la charte Internet doit autoriser l’usage d’Internet des fins personnelles dans les limites du raisonnable

La Cour de cassation, (arrêt Nikon du 2 octobre 2001), est venue préciser qu’un employeur ne pouvait pas interdire à ses salariés ou agents d’utiliser les outils mis à leur disposition par l’employeur à des fins personnelles :

  • Cass. soc. 2-10-2001, n°99-42942 – « Attendu que le salarié a droit, même au temps et au lieu de travail, au respect de l’intimité de sa vie privée; que celle-ci implique en particulier le secret des correspondances; que l’employeur ne peut dès lors sans violation de cette liberté fondamentale prendre connaissance des messages personnels émis par le salarié et reçus par lui grâce à un outil informatique mis à sa disposition pour son travail et ceci même au cas où l’employeur aurait interdit une utilisation non professionnelle de l’ordinateur ».

la loi informatique et libertés dispose également que :

  • ​​« Un usage raisonnable, non susceptible d’amoindrir les conditions d’accès professionnel au réseau ne mettant pas en cause la productivité est généralement et socialement admis par la plupart des entreprises ou administrations ».

Ainsi, aucune disposition légale n’interdit évidemment à l’employeur d’en fixer les conditions et limites, lesquelles ne constituent pas, en soi, des atteintes à la vie privée des salariés ou agents publics.

La Charte doit donc définir avec précision la frontière entre l’utilisation professionnelle et l’usage privé résiduel. Toute règle qui viserait à interdire purement et simplement l’utilisation privée des outils informatiques et internet entraînerait la nullité même de la Charte ou en tout cas en altèrerait gravement l’opposabilité.

3 / Pour être juridiquement opposable, la charte Informatique doit être diffusée aux salariés :

Vrai, il faut la diffuser individuellement et collectivement

Pour être opposable aux salariés, la charte doit être déployée comme un règlement intérieur et conformément à l’article L1321-5 du Code du travail qui impose une diffusion :

  • individuelle, avec le bulletin de salaire ou grâce à un outil de diffusion individuelle de la Charte en ligne par exemple,
  • collective, à une place facilement accessible sur le lieu de travail et/ou sur l’intranet.
4 / Pour être juridiquement opposable, la charte doit être soumise à l’avis du Comité d’entreprise, du Comité technique, ou des représentants du personnel :

Vrai, un avis positif ou négatif n’empêche pas sa mise en œuvre

Pour être opposable aux salariés, la charte doit être déployée comme un règlement intérieur. Le règlement intérieur ne peut être introduit qu’après avoir été soumis à l’avis du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel ainsi que, pour les matières relevant de sa compétence, à l’avis du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Un avis négatif n’empêche pas la mise en place de la Charte, en revanche l’absence de consultation constitue un délit d’entrave selon Article L2328-1 du Code du travail.

5 / Pour être juridiquement opposable, la charte doit être déposée au Greffe du Conseil des Prud’hommes et à l’inspection du travail :

Vrai, uniquement pour les organisations dont les collaborateurs dépendent du droit du travail

Pour être opposable aux salariés, la charte doit être déployée comme un règlement intérieur prévu par les articles R1321-2 et R1321-4 du Code du travail, si les salariés dépendent du code du travail, il est également nécessaire de :

  • déposer la Charte au Greffe du Conseil des prud’hommes,
  • transmettre la Charte à l’Inspection du travail en deux exemplaires.

Cette démarche ne s’applique que dans le cadre de salariés dépendant du Droit du travail.

A très bientôt sur EPSILON QSE

Alban OSSART


 

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