Organisation

ASAP et puis quoi encore

Alban OSSART Accueil, Management, Système QSE Leave a Comment

ASAP ? Et puis quoi encore !

Avez-vous déjà eu cette impression que tout est important, urgent, impératif, voire même pour hier … et que les journées ne sont pas assez longues pour tout faire ?

Pourquoi êtes-vous sans cesse tirés dans un sens et dans un autre en gérant les urgences sans pouvoir avancer réellement sur les sujets qui sont impératifs au maintien de votre système de management ?

J’AI CHERCHE …ET JE N’AI RIEN TROUVE …

Comme d’habitude, j’ai recherché sur internet et j’ai trouvé plein de choses plus ou moins adaptées, plus ou moins chères et plus ou moins contraignantes … mais aucun de ces points ne m’a vraiment satisfait.

Certains vous alertent sur les risques de « procrastiner », de reporter au lendemain ce que vous pourriez faire le jour-même. Et pourtant, j’ai pu également voir le côté sombre de cette manière de travailler : à tout faire de suite, on perd la notion du temps et on risque de virer au burn-out sans s’en rendre compte.

D’autres vont vous dire que ce n’est qu’une question d’organisation. Avez-vous un planning défini et suivi ? Utilisez-vous les outils mis à votre disposition pour organiser et suivre votre travail tels que les gestions de tâches, bullet journal, calendriers ? Pourtant j’utilise tous ces outils et méthodes et je ressens toujours ce manque de temps et cette sensation de ne pas avoir assez de temps pour tout faire.

Que dire de tous ceux qui vont vous proposer des méthodes de priorisation, de hiérarchisation diverses et variées ? Utilisez-vous des matrices de décision, des matrices de hiérarchisation ?Chacun y va de son conseil et de son expérience pour nous faire appliquer sa methode miracle. Mais va-t-elle réellement fonctionner avec vous ?

ET SI JE PRENAIS LE PROBLEME A L’ENVERS ?

J’ai suivi les conseils d’une de mes collègues et choisi de revoir mes priorités. Facile à dire ?

En effet, mais également facile à faire.

L’idée de base de cet article étais de vous faire partager mon expérience et mon ressenti sur une démarche que je suis depuis maintenant presque un mois. Aucun conseil à vous donner sauf celui de prendre du recul sur votre situation : l’application ou non de ce qui suit vous regarde, vous et vous seuls.

ETAPE 1 : J’ai redéfini mes objectifs

J’ai d’abord redéfini clairement mes objectifs : ce pour quoi je suis payé et ce que je veux faire de mes fonctions pour grandir et faire grandir mon système de management.

J’ai été étonné de voir que beaucoup des actions que je menais n’étaient en fait pas en accord avec les objectifs. Ces actions n’apportaient rien si ce n’est de me détourner de ce que je devais vraiment faire. Pourtant, j’étais persuadé que tout ce que je faisais concourrait bien à mes objectifs.

ETAPE 2 : J’ai évalué la valeur de mes actions

Pensez-vous que toutes vos actions ont une réelle valeur ajoutée ? Vous aurez peut-être tendance à penser que oui, mais dans mon cas, certaines actions d’amélioration n’avaient qu’une très faible portée et prenaient tellement de temps à mettre en place que les contraintes contrebalançaient le faible gain annoncé.

Même si cela peut être à contre coeur, et même si je préfèrerais faire certaines actions parce que j’aimais vraiment les faire, certaines actions étaient contre productives. En le réalisant, j’ai gagné en maturité et le systeme de management aussi. J’ai également gagné en charge de travail : avant chaque action, je me demande systématiquement ce que celle ci va réellement apporter au système. Si cet apport est insuffisant, ces actions ne sont pas faites par moi ou pas faites du tout

ETAPE 3 : J’ai repensé ma place dans le système

Vous rappelez-vous de la pub qui disait « Mais ça s’était avant … » ? Le concept me paraissait bien pensé car il illustrait pafaitement les « ruptures » qui sont nécessaires dans tout système de management pour que celui-ci s’améliore encore.

Est-ce que je dois faire, faire faire, coacher ou laisser faire ? Un peu de tout à la fois tant que mes besoins et exigences sont connues et comprises par les parties intéressées.

Mes collègues participent aux actions, montrent qu’ils sont acteurs avant d’être moteurs pour les plus motivés.

Au final, j’ai décidé d’animer, de faire bouger, de booster les forces en présence pour que le système de management vive et évolue et pas seulement grace à moi mais également à tous les acteurs du système.

ETAPE 4 : J’ai arrêté de faire les choses à la place des autres

Il peut apparaître difficile d’accepter que des collègues ne fassent pas les actions nécessaires pour maintenir un niveau suffisant dans un système de management dont je suis responsable. En tant que Responsable QSE, je suis en charge de la définition,l’animation et de la gestion de ce système et des certifications associées. Accepter, parfois à contrecoeur, que ce qui doit être fait ne le soit pas est rarement agréable. Cependant, rappeler à ses collègues leurs obligations et régénérer une réelle prise de conscience de leur importance dans notre système QSE est bien plus gratifiant.

De ce fait, la direction redevient décisionnaire sur les points importants et, même si certaines décisions vont à contresens de l’objectif de maintien des certifications de l’entreprise.

ETAPE 5 : J’ai arrêté d’utiliser des termes flous

Bien sûr que nous faisons du QSE et bien sûr que nous définissons beaucoup de choses dans notre système et pourtant, nous laissons encore trop de choses dans un flou artistique qui nous pénalise.

Je parle des termes tels que : important, impératif, utile, tout autant que de l’expression si chère à nos gestions d’urgence : l’ASAP.

Qui parmi vous n’utilise pas cet acronyme qui signifie « As soon as possible » et que nous traduisons par « dès que tu peux » ?

Je l’ai utilisé un peu, puis souvent pour en arriver à l’utiliser à chaque fois que je demande une chose à mes collègues. Cette dérive est arrivée à un point que mes collègues faisaient passer leurs urgences avant mes demandes et étaient de moins en moins à me donner les éléments dont j’avais besoin.

Des actions qui trainent, des collègues qui promettent mais ne font pas et une dérive qui m’a même touchée à tel point que j’en devenait moins fiable.

Depuis, j’ai décidé de joindre une date butoir à toutes mes demandes : j’ai donc toute légitimité ensuite pour rappeler mes collègues à l’ordre si ils devaient trainer dans leurs actions.

EFFICACE ou PAS ?

De mon côté, j’ai pu voir de grandes différences dans mon travail depuis que je suis ses préceptes simples mais très forts. A tel point qu’à chaque fois qu’un collègue me demande quelque chose, je lui demande systématiquement de me donner également une date butoir. Je peux mieux gérer mes urgences, mes actions et mes impératifs sans me sentir oppressé par un travail qui n’avait pas forcément sa place.

D’un autre côté, définir et assumer une position constante est une bonne chose. Elle vous permet d’assumer également votre position de partie prenante dans la société.

Je serais particulièrement intéressé par vos retours d’expérience à ce sujet. Prendrez-vous quelques minutes pour commenter ce post ?

Je l’espère vivement.

A bientôt

Alban OSSART


Envie de plus d’articles, d’avis, de thèmes : continuez à nous rester fidèles !

Suivez-nous sur Epsilonqse-asso.ovh, Facebook, Linkedin, Viadeo et désormais sur Twitter …

ABONNEZ-VOUS A NOTRE NEWSLETTER !

Vous les avez peut-être manqués … alors, ne perdez pas de temps et suivez nos cours de rattrapage :

CERTIFICATION

CERTIFICATION ISO

D’aussi loin que je me rappelle, les normes de la série ISO 9001-14001 ont toujours été des normes d’application volontaire. La philosophie de l’ISO était alors de donner une structure de fonctionnement aux sociétés qui le souhaitaient et de donner confiance aux clients des sociétés certifiées.

Lire la suite…

 

Où sont passés mes points ?

Où sont passés mes points ?

Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur est désormais obligé de dénoncer un salarié ayant commis une infraction routière durant ses heures de travail. Nous parlons une nouvelle fois de principe d’égalité devant la loi. Si il refuse de se soustraire à la loi, il s’exposera à une amende allant de 90 à 1875 euros.

Lire la suite…

 

 

Conte de Noël

Conte de Noël

Pour terminer cette année sur une note gaie, j’ai choisi de vous raconter un conte de Noël. OK, raconter une histoire ne semble pas cadrer avec notre métier de QSE mais … à bien y regarder … nous pourrions facilement lui trouver une place parmi les articles de notre association.

Suivons donc deux amis qui ont eu une idée folle : anticiper Noël et avoir leurs cadeaux plus tôt que prévu !!

Lire la suite…
PREVENTEUR COACH

PREVENTEUR COACH : une formation recommandée par EPSILON QSE

Comment jugez-vous vos compétences en management ? Êtes-vous au top des méthodes et votre positionnement est-il réellement adéquate dans votre société ?

Le préventeur, et même tout manager, ne doit-il pas évoluer en coach pour survivre et affirmer son statut en entreprise ?

EPSILON QSE a sélectionné cette formation de PREVENTEUR COACH , l’a testée pour vous et vous dit tout …

Lire la suite…
ICPE, ce qui change

ICPE, ce qui change

Comme vous le savez déjà, la simplification autour des ICPE est toujours de mise. Après la simplification de la démarche du régime de la déclaration ICPE en ligne, c’est au tour de l’enregistrement.

Lire la suite…

 

Alban OSSARTASAP et puis quoi encore

Laisser un commentaire